Samtliga förare samt annan personal som behöver ha åtkomst till lokaler/gater som Västtrafik erbjuder behöver ett passerkort. Passerkortet gäller för de lokaler där det finns upprättade nyttjaderättsavtal eller hyresavtal med Västtrafik samt samtliga gater som Västtrafik disponerar.
Västtrafiks riktlinjer för passerkorten
- Alla som nyttjar de lokaler som Västtrafik tillhandahåller behöver ha ett personligt passerkort med namn samt märkning Västtrafik.
- Korten ska aktiveras via identifiering av personen själv, enligt rutin
- Personenfår bara ha ett passerkort per bolag personen är anställd på.
- Bolagen är skyldiga att återta och spärra passerkortet så snart personen avslutat sin anställning.
- Om passerkortet är borttappat eller på annat sätt utan kontroll ska kortet spärras.
- Korten har en giltlighetstid på 3-5 år.
- Tillfälliga passerkort, för nyanställda samt andra som tillfälligt behöver ett passerkort, är utan foto. De tillfälliga passerkorten har en giltighetstid på 1 vecka. Antalet tillfälliga kort bör hållas på en låg nivå.
Passerkortsrutiner
Trafikföretaget behöver utse några personer för med behörighet att hantera kortadministrationen; som att beställa nya kort, avsluta gamla och att administrera de anställdas behörigheter i systemet.
Passerkorten beställs direkt genom ett av VGRs upphandlade bolag. Rutiner för beställning, se aktuell rutin.
Leveranstid för personliga passerkort efter beställning är ca 2–3 veckor.
Korten levereras till trafikföretaget och personen som får kortet aktiverar kortet själv via Bank ID. Det finns särskilda rutiner för personer utan Bank id.
Aktuella felavhjälpande åtgärder samt felanmälansrutiner tillhandahålls via Västtrafik
Ekonomi
Varje passerkort är förenat med en kostnad för tillverkning och en månatlig kostnad.
Passerkorten kostar ca 200 kr styck och har en giltighetstid på tre till fem år.
Borttappade eller spärrade kort beställs på nytt och det innebär en ny avgift.
För passersystemet debiteras ca 20 kr per månad för varje personligt passerkort.
Förtillfälliga kort tas en aktiveringskostnad ut på ca 20 kr för varje tillfälle kort aktiveras. Den kostnaden bekostas av Trafikföretaget.
Kostnaderna kommer faktureras av extern part till Trafikföretaget
Ansvarsfördelning passagebehörigheter
Kapitlet beskriver ansvarsfördelning för olika aktiviteter som rör passerkorthanteringen.
Passersystem Unison-Infra är installerat i alla paus/rastlokaler och gater i resecentrum samt i vissa depåer.
Organisation
De organisatoriska enheter som administrerar behörigheter i passersystemet benämns som:
- Systemkontor (Västtrafik)
- Behörighetskontor (Trafikföretag)
Systemkontoret har övergripande ansvar för centrala systeminställningar och Behörighetskontoren tilldelar behörigheter. Systemkontoret kan även agera som Behörighetskontor.
Systemkontor (Västtrafik)
- Är huvudadministratör av passersystemet Unison-Infra.
- Skriver avtal med Behörighetskontoren
- Tilldelar Behörighetskontoren behörighet till avtalade lokaler och gater.
- Beslutar om och uppdaterar strukturerna i systemet.
- Hjälper Behörighetskontor med centrala systemfrågor och informerar om centrala förändringar.
- Driftorganisationen på Västfastigheter är behjälpliga med hårdvaran för passersystemet och vid akut felavhjälpning.
Behörighetskontor (administratörer på Trafikföretag)
För att få rättighet att administrera behörigheter ska användaren tillhöra ett
Behörighetskontor
- Administrerar behörigheter till avtalade paus/rastlokaler/gater i system.
- Utser administratörer och kontaktpersoner samt ansvarar för att man har mandat från det bolag vars lokaler man ska administrera behörigheter till.
- Säkerställer samtycke enligt GDPR från de som tilldelas behörighet.
Revisionshantering
Systemkontoret (Västtrafik) genomför systematisk uppföljning av utfört arbete hos Behörighetskontoren (Trafikföretagen) i syfte att säkerställa regelefterlevnad i processen ”Utfärdande av passerkort”.
Behörighetskontoren har att förhålla sig till de fastställda riktlinjer, instruktioner och övriga styrande dokument som berör utfärdande av passerkort och som fastställts av Systemkontoret.
Rutinerna kan komma att ändas under avtalstiden
Kontrollpunkter:
- Gallringstid på utfärdade kort
Kort som tillhör personer som har avslutat sin anställning på företaget ska spärras i systemet av Trafikföretaget.
- Registrering och hantering av personuppgifter i system
Personuppgifter ska följa nationell lagstiftning gällande personuppgiftshantering samt Västtrafiks policy för informationssäkerhet VT P 002 samt där tillhörande instruktioner och rutiner gällande personuppgiftshantering.
- Handläggarbehörighet
Systemkontoret ansvarar för kontinuerligt eller vid behov inventera och säkerställa administratörsrättigheter i Alliera.
- Hantering av borttappade kort
Kort som genom oaktsamhet eller stöld ska av arbetstagaren omgående anmälas till sin arbetsgivare. Handläggare på behörighetskontoret ska därefter skyndsamt, dock senast 24 timmar efter förlustanmälan kommit arbetsgivaren till känna. Handläggaren ska omedelbart spärra kortet i systemet.